A secretaria paroquial é muito mais do que um escritório para assuntos burocráticos. Assim como os secretários e secretárias paroquiais são muito mais que funcionários, são evangelizadores! Logo, ter sensibilidade e empatia é um dos requisitos para aqueles que trabalham na secretaria paroquial, como também a hospitalidade e o acolhimento.

Contudo, não basta esses requisitos para uma boa secretaria paroquial, é preciso organização. E para ajudar nesta tarefa, trazemos algumas dicas importantes que podem facilitar, e muito, o trabalho. Acompanhe!

# Dica 1: Invista em uma boa ferramenta de gestão

Um sistema de gestão é uma tecnologia usada para agrupar dados importantes em um só lugar. Além disso, contém soluções que têm a capacidade de planejar a rotina e facilitar o trabalho não apenas do secretário ou secretária paroquial, como também do pároco e seus colaboradores.

Logo, é uma forma de coordenar e otimizar todas as operações desenvolvidas para a realização de diversas atividades paroquiais. E como consequência, investir em um sistema de gestão para igrejas torna os processos mais ágeis e eficientes. E existem ferramentas de gestão desenvolvidas especialmente para a realidade da igreja, como o Sistema Eclesial.

É uma solução completa de gestão que agrega serviços como: folha de pagamento, gestão contábil, côngruas, benefícios, integrações, estatística paroquial, entre outros. E isso não é tudo, oferece também gestão de intenções de missa, sacramentos, dízimo, catequese, cursos e cadastros gerais.

# Dica 2: Mantenha a papelada da secretaria paroquial organizada

Os papéis se perdem com muita facilidade, mas isso é por falta de organização. Portanto, procure manter tudo arquivado em pastas e evite deixar papéis soltos na mesa ou bancada de atendimento, pois o risco de alguém pegar por engano para usar como rascunho é grande.

# Dica 3: Organize os arquivos no computador da secretaria paroquial

O computador é um instrumento de trabalho que também precisa estar organizado. Afinal, não tem nada mais irritante do que arquivos espalhados em pastas diferentes, quando poderiam estar agrupados.

Isso facilita o trabalho e a procura, quando necessário. Sendo assim, dê nome às pastas e as organize pensando na praticidade da rotina do escritório paroquial.

# Dica 4: Crie o hábito de fazer backups nos computadores

Não tem nada pior do que um vírus ou outro problema qualquer nos fazer perder anos de arquivos de atas e registros. Mas isso pode facilmente ser evitado com os backups.

Os arquivos podem ser facilmente subidos para um drive ou até mesmo na Nuvem. Faça isso com uma frequência regular, por exemplo, uma vez na semana ou a cada 3 dias, dependendo do aumento de arquivos que vão sendo acrescentados ao computador.

Assim, a secretaria paroquial não corre o risco de perder tudo. E se acontecer algum problema no computador, a perda será pequena.

# Dica 5: Determine prioridade nas tarefas da secretaria paroquial

A rotina de uma secretaria paroquial é intensa, mas nem tudo precisa ser feito no mesmo instante em que a tarefa surgiu. Logo, divida as tarefas em: cotidiano; importante; urgente.

Assim, coisas urgentes são feitas com prioridade, enquanto as tarefas do cotidiano, que não são urgentes, são feitas a seu tempo, sem correria.

# Dica 6: Cuide para que a secretaria paroquial seja um ambiente acolhedor

Jesus acolheu a todos que se colocaram diante Dele, mas não de qualquer forma. Acolheu com amor, com misericórdia, sem julgamento. Logo, é este tipo de acolhida que deve acontecer na secretaria paroquial.

Portanto, é importante que o secretário ou secretária paroquial tenha suas atitudes enraizadas no Coração do próprio Cristo e que tenha consciência de que é principalmente um evangelizador.

# Dica 7: Estabeleça um horário de atendimento flexível para a secretaria paroquial

Grande parte dos paroquianos trabalham o dia todo, por isso é necessário que o horário de atendimento na secretaria paroquial seja um pouco diferenciado do horário comercial.

Muitas vezes as pessoas aproveitam o horário do almoço para resolver questões na paróquia, bem como no período da noite, depois que seu expediente se encerrou. Logo, é preciso que a secretaria paroquial esteja preparada para atender em diferentes horários.

# Dica 8: Torne a secretaria paroquial um ambiente de acessibilidade

Não basta pensar em ter um ambiente para atender o fluxo diário de fiéis, é preciso pensar também na questão da acessibilidade e mobilidade. Afinal, todos devem ter acesso à secretaria paroquial, inclusive pessoas em dificuldade de mobilidade, entre outras.

Logo, ter um ambiente onde todos possam entrar e se movimentar com independência é uma demonstração de respeito.

# Dica 9: Conte com a Theòs para transformar a rotina da sua secretaria paroquial

A Theòs Sistemas Eclesiais está há 25 anos trabalhando para oferecer o que há de melhor para a igreja com soluções inteligentes e acessíveis. Nosso desejo é que párocos e secretários ou secretárias paroquiais tenham mais tempo para se dedicar à grande missão de evangelização.

Por isso, conte conosco para facilitar e organizar o trabalho da secretaria paroquial no que diz respeito à gestão.

Entre em contato conosco e conheça as nossas soluções, você vai se surpreender por ainda não contar com uma ajuda assim!

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